イニシア塚口の管理組合（理事会）は理事20名・監事2名の合計22名の役員で構成されています。
毎年の総会時に立候補を募り、定員に対し応募多数の場合は抽選にて選出、不足の場合も抽選にて選出されます。
抽選対象は輪番制となっており、一度役員を経験した住戸よりも未経験の住戸が優先されます。
役員の任期は２年で、毎年半数が改選されます。
役員は住民の代表として、マンション内の各種問題に取り組みます。

組織図

理事長に負担が集中しないように、各理事で様々な役割を分担しています。
また理解や議論を深めるため、各委員会を随時開いています。

理事会・委員会（月1回）

毎月1回、理事会が開催されます。理事・監事に加え、管理会社や外部の専門家（マンション管理士など）を交え「理事長」を筆頭に、 「書記・要望書・マナー」「広報・情報共有」「修繕・営繕」「会計」「ペットクラブ・自治会」「防災」「植栽・イベント」といった各担当に分かれ、 その月の検討事項・報告事項を順番に発表・議論します。その模様は議事録としてまとめられ、全戸配布しています。
また、毎月の理事会をスムーズに進行させるため、あらかじめ方向性を決めたり、議論を深めるための各専門委員会も常時開催されております。

通常総会（年1回）

年に１回、通常総会が開催されます。総会では、その年度の管理費等収支報告や事業報告について、住民全員の可決・否決の決議が行われます。 また翌年度の管理委託契約も決議します。その他、細則の変更や各委員会の活動報告、翌年度の役員選任などを行います。 これらの議事録も全戸配布されます。

臨時総会

年度の途中で、迅速な住民決議が必要な事案がある場合は、臨時総会が開催されます。 過去の臨時総会では、管理規約の変更や火災保険の切り替え、全灯LED化、シアタールーム改装、西側通用口新設、有料サービスのキャッシュレス化など、 住民の利便性向上のための議案が決議されました。

住民説明会

通常総会や臨時総会の議案に十分な説明が必要な場合は、随時、住民説明会を開きます。 外部の専門家に丁寧に説明してもらい、決議がスムーズに行えるよう説明会を実施いたします。